Как победить прокрастинацию

Прокрастинация вредит бизнесу и мешает нормально работать, — а значит, с ней надо как-то бороться. В продолжение темы на сервисе Quora обнаружился тред, в котором пользователи как раз обсуждали, как можно заставить себя быть продуктивнее и победить это явление раз и навсегда. Больше всего плюсов собрал пост Джима Стоуна, который работает персональным консультантом по продуктивности (кто бы сомневался). Итак, вот как, по его мнению, можно побороть прокрастинацию.

Чтобы устранить проблему, надо докопаться до ее причин. Почему вы прокрастинируете вместо того, чтобы работать? Я довольно много думал об этом (само собой, в рабочее время) и вывел девять причин возникновения прокрастинации. На самом деле их, конечно, гораздо больше, но и эти должны покрывать большую часть случаев.

Нечеткие цели 

Когда ваши цели и задачи недостаточно хорошо определены, то в голове сами собой возникают мысли вроде: Зачем вообще я занимаюсь эти проектом? Как должен выглядеть финальный продукт? Кому от этого будет хоть какая-то польза? Стоит ли поработать над этим сейчас, или есть дела поважнее?

Само собой, такие размышления открывают огромный простор для прокрастинации. Но есть некоторые способы борьбы с нечеткими целями.

Прежде всего, стоит действительно ответить себе на вопрос — почему вы занимаетесь этим проектом. Должна же быть какая-то цель? Определившись с целью, уже можно подумать, а зачем лично вам ее достижение, что это даст? Желательно, в контексте всей жизни. В конечном итоге, может оказаться и так, что работать над текущим проектом действительно нет никакого особенного смысла, и стоит поискать что-то получше. 

Поэтому всегда необходимо осознавать относительную важность работы, выполняемой в данный момент. Если совершив определенные действия, можно получить награду (как материальную, так и нет), то это хороший стимул поработать, а не сидеть в соцсетях.

Планы 

Когда человек сталкивается с планированием, в его голове могут возникать сомнения в возможности реализации планов и в их чрезмерной сложности. Решение этой проблемы уже давно придумано — нужно просто разбивать задачи на подзадачи и рассматривать их в таком ключе. Сделать одну главу какого-нибудь здорового отчета проще, чем весь отчет целиком. Так что и думать надо именно о ближайшей задаче.

Не повредит также поразмыслить и над тем, нет ли действительно в плане каких-то изъянов, мешающих его исполнению. Например, не пересекается ли он с другими задачами. Если будут обнаружены какие-то конфликты, то их надо будет разрешить и составить план заново. 

Завал 

В случае, если работы становится так много, что просто не продохнуть, это также создает массу предпосылок к прокрастинации. Все равно ведь это всё в срок не сделать. Кроме того, когда мозг человека перегружен на протяжении долгого времени, ему становится труднее фокусироваться. В результате получается ситуация, когда надо работать, но уже столько всего сделано, что в голову лезет любая ерунда, только не мысли о работе. 

Есть верная  стратегия для таких ситуаций: называется «процедура очистки разума». Вкратце работает это так: нужно перенести на бумагу все мысли, которые есть в голове. Затем следует рассортировать их по категориям «Сделать сейчас», «Может быть, позже», «Забыть навсегда». Далее третья колонка удаляется вообще, вторая оставляется на потом. В итоге, у нас есть список задач (не такой уж и большой), на решении которых можно сконцентрироваться прямо сейчас. 

Неожиданные сложности 

Некоторых людей нежданные препятствия выбивают из колеи. Они расстраиваются и начинают грустить, ведь все могло идти как по маслу, но появились проблемы. В таком случае лучше разбивать работу на короткие отрезки — устраивать себе проекты длиной в 1-2 недели. Это поможет постоянно иметь обратную связь от всех вовлеченных сторон, что уменьшает шансы на возникновение непредвиденных трудностей. Все сложности должны остаться в плане, а голову надо держать ясной. Вскоре станет ясно, что большую часть проблем можно разрешить еще до того, как они проявятся в полную силу. 

Перерывы 

Очень сложно сохранить рабочий настрой, когда намечается перерыв. Если работу пришлось прекратить внезапно, то вернуться на нужную волну также нелегко. Поэтому нужно стараться внедрять в свой день такие периоды времени, когда отвлекать вас нельзя вообще никому – и те, кто нарушает это правило, должны страдать. Если же не отвлечься не получится никак, то запишите на листочек, на чем конкретно вы остановились, и какой планировали следующий шаг – это, по крайней мере, сэкономит вам время, когда будете пытаться снова вникнуть в работу. 

Скука 

Когда скучно, трудно заставить себя работать. При этом редко кому так везет, что их работа состоит сплошь из каких-то новых и необычных вещей. Обычно все куда прозаичнее, и каждый из нас так или иначе каждый день сталкивается с рутиной.

Тут не остается другого выхода, кроме как развлекаться самостоятельно. Можно попробовать устроить из работы мини-игру: поставить цель, засечь время, за сколько удастся ее достигнуть, потом попробовать побить рекорд, и так далее. Еще одна неплохая мысль – подумать о том, чтобы автоматизировать часть самых унылых задач или хотя бы попробовать отдать их на аутсорсинг.

Ну и конечно, всегда следует стремиться к работе над нестандартными и амбициозными проектами. 

Тревога 

Если на работе человек сталкивается с какой-то трудностью, то это может вызывать у него тревогу и страх («правильно ли я это делаю?», «не знаю, как это сделать!»). В такой ситуации, опять-таки, помогает более тщательное планирование работы и умение разбивать задачи на подзадачи. Так будет проще понять, где конкретному сотруднику не хватает знаний и умений, и он сможет обратиться за советом и помощью. 

Нетерпение 

Ожидание конца длительного проекта может сводить с ума. Особенно если представить, сколько всего еще предстоит сделать. Чтобы избежать подобного состояния, стоит, как уже говорилось ранее, разбивать работу по времени. Например, на спринты длиной 1-2 недели. Это позволит не рассматривать работу в рамках длинных проектов, до финиша которых жить и жить. Надо лишь сфокусироваться на важных сегодняшних задачах и объяснить самому себе, почему эти задачи действительно важны.

Истощение 

Находясь на последнем издыхании, довольно сложно сконцентрироваться на работе. Если сил нет уже даже на то, чтобы сидеть на стуле, о каких свершениях в плане проектов вообще можно говорить? Это логично и, чтобы не доводить себя до подобного состояния полной непригодности к делу, нужно составить график отдыха внутри рабочего дня, недели, месяца и даже года. Не стоит также пахать ночами, лучше нормально, пусть не очень много, спать. Конечно, нельзя забывать и о пользе здорового питания. 

А как бьетесь с прокрастинацией вы?

Что отбирает наше время

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование рабочего дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Неэффективное хранение документов и другой информации.

8. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет».

9. Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры.

10. Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар».

11. Отсутствие самодисциплины.

12. Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту.

13. Неэффективные совещания.

14. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.

15. Синдром «откладывания».

16. Желание знать все детали, прежде чем действовать.

17. Спешка, нетерпение.

18. Редкое делегирование (или его отсутствие).

19. Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано.

20. Слишком частые поездки.

21. Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.

Как организовать дела

   Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании – надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?
   Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.
   Можно ли с этим работать?
   На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта:
   1. Это никому не нужный мусор.
   2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это)
   3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация)
   Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.
   То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример – это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.
   По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи:
   1. Какого вы желаете добиться результата?
   2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?
   Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».
   Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать.

   Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется на, чтобы решить, что делать.
   Элберт

   «Следующее конкретное действие» – это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат.
   Вот примеры «следующих действий»:
   § Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал
   § Прикинуть список предложений к совещанию по поводу бюджета
   § Поговорить с Анжелой о файловой системе, которую надо установить
   § Поискать программы для управления базами данных в Сети.
   Все это физические действия, имеющие реальный результат.
   Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности.
   Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:
   1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
   2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.

   3. Отложите это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение её займет больше двух минут, то отложите её. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.

Как организовать дела

   Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании – надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?
   Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.
   Можно ли с этим работать?
   На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта:
   1. Это никому не нужный мусор.
   2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это)
   3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация)
   Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.
   То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример – это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.
   По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи:
   1. Какого вы желаете добиться результата?
   2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?
   Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».
   Что делать дальше? Это критичный вопрос для все собранной информации; если вы ответите правильно, у вас появятся вещи которые уже реально можно будет организовывать.

   Не так уж много сил надо, чтобы что-то сделать, куда гораздо больше требуется на, чтобы решить, что делать.
   Элберт

   «Следующее конкретное действие» – это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат.
   Вот примеры «следующих действий»:
   § Перезвонить Фреду по номеру # по поводу гаража, который он рекомендовал
   § Прикинуть список предложений к совещанию по поводу бюджета
   § Поговорить с Анжелой о файловой системе, которую надо установить
   § Поискать программы для управления базами данных в Сети.
   Все это физические действия, имеющие реальный результат.
   Напоминания об этом будут первыми зернами с мельницы вашей личной продуктивности.
   Сделайте это, перепоручите или отложите. Как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:
   1. Сделать это. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.
   2. Перепоручить это. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.

Мечта за 15 минут

Феномен 15 минут. Нехватка времени и сил часто становится препятствием для выполнения различных "важных дел", а на осуществление мечты их зачастую совсем не остается. 

Если вы устали, капризничаете, не чувствуете мотивации, прибегните к феномену 15 минут: посулите себе, что работать будете всего четверть часа. Сравните это с зарядкой: в инее дни стоит только подумать о 40-минутной пробежке, и дрожь проберет. Но стоит сказать себе, что выйдешь пробежаться всего на четверть часа, по району, и кроссовки сами собой завяжутся, и вот вы уже на улице, и вот вы уже бежите. Зачастую труднее всего – начать.

Первые несколько минут тяжелы и неприятны, но постепенно вы разогреваетесь, входите в ритм, и мысль пробежать не четверть часа, а все три четверти уже не кажется столь непривлекательной. То же самое с работой над осуществлением своей мечты: первые 15 минут даются с наибольшим трудом, но потом оказывается, что вы готовы потрудиться еще. 

Вот что можно успеть за 15 минут:

- ответить на пять писем по электронной почте;

- отредактировать одну страницу документа;

- написать 500 слов будущей книги;

- написать короткое стихотворение;

- попрактиковать аккорды;

- исполнить 3 песни или 3 танца;

- рисовать, лепить, раскрашивать;

- сделать важный звонок;

- устроить мозговой штурм и придумать 15 рекламных идей;

- написать короткий пост в блог;

- продумать и записать мысль;

- проверить свой бюджет на месяц;

- поискать, где можно провести запланированное мероприятие;

- отредактировать эпизод в фильме;

- сделать несколько снимков;

- поработать над бизнес-планом;

- составить речь для инвестора;

- разослать три обращения спонсорам.

Феномен 15 минут поможет вам работать над своей мечтой изо дня в день. 15 минут найдутся всегда, в любой день, независимо от обстоятельств и настроения.

Упражнение: Отложите все дела в сторону и поработайте на мечту – всего 15 минут!»

19 вопросов, на которые нужно отвечать по выходным

1. Что вы изучили на прошедшей неделе? – Если у вас есть проблема с ответом на этот вопрос, настало время для перемен. Ваш возраст не имеет значения, вы должны узнавать что-то новое каждую неделю.

2. Ваше самое большое достижение за прошедшую неделю? – Размышления над вашими достижениями - хороший повод испытать чувство уверенности и удовлетворенности. Также это эффективный способ отследить ваш прогресс.

3. Какой момент прошедшей недели был самым незабываемым и почему? – Таким образом вы сможете открыть для себя новые увлечения, цели и пристрастия, а также разнообразить свое времяпрепровождение.

4. Какова цель №1, которую вы должны достигнуть на следующей неделе? – Все остальное вторично, и должно рассматриваться именно так. Однако не стоит вовсе забывать о вторичных задачах.

5. Что вы можете сделать прямо сейчас, чтобы следующая неделя была менее напряженной? – Отметьте напоминания в вашем календаре: сходить за продуктами, заняться стиркой, заправить автомобиль. Таким образом вы организуете себя.

6. Что из того, с чем вы боролись в прошлом, может затронуть наступающая неделя? – Идея состоит в том, чтобы извлечь опыт из этой борьбы и лучше подготовить себя к подобным ситуациям в будущем.

7. На что вы потратили время впустую на прошлой неделе? – Постарайтесь избежать этого в будущем. Ограничьте себя от того, что вас отвлекает.

8. Несете ли вы с собой в следующую неделю какой-либо лишний багаж? – Будь то физический беспорядок или психологический, его надо ликвидировать. Устраните все лишнее, таким образом вы внесете ясность.

9. Что из того, что вы избегаете, необходимо сделать? – Начертите табличку, где напротив каждой вашей задачи будет указано время, которое вы планируете на нее потратить. Утро понедельника начните с выполнения тех задач, которые занимают 2 минуты и меньше.

10. Какие возможности лежат на поверхности? – Если они все еще доступны и вы хотите их заполучить, составьте план, как сделать это на предстоящей неделе.

11. Есть ли кто-нибудь, с кем вы хотите поговорить? – Регулярное общение может разрешить конфликт прежде, чем произойдет его кульминация. Поддерживайте отношения с людьми, окружающими вас.

12. Есть ли кто-нибудь, кому вы должны сказать: “Большое спасибо” ? – Каждую неделю уделяйте время на то, чтобы отблагодарить людей, которые помогли вам. Ваш жест не останется незамеченным.

13. Есть ли кто-нибудь, кому вы хотите помочь? – Самый верный способ получить то, что вы хотите, состоит в том, чтобы помочь другим получить то, что они хотят. Люди помнят добро и, когда помощь понадобится вам, они с радостью предоставят вам ее.

14. Каковы ваши главные 3 цели на ближайшие 3 года? – Вы никогда не добьетесь успеха в жизни, если вы не установите для себя реальные цели.

15. Какое из ваших недавних действий продвинуло вас ближе к вашей цели? – Если вы не можете вспомнить таковое, пора что-то менять.

16. Каков ваш следующий шаг для достижения цели? – Знание каждого шага - ключ к выполнению целого.

17. Чего вы с нетерпением ждете на наступающей недели? – Ответ может послужить вам мотивацией. Если вы не можете ответить на этот вопрос, наметьте себе то, чего вы будете ждать.

18. Каковы ваши страхи? – Сознательно обращайтесь к вашим страхам каждую неделю и постепенно работайте над избавлением от них.

19. За что вы наиболее благодарны? – Это хороший способ смотреть на вещи в перспективе, и ничего не терять терять из виду.

Правила начала делового дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. 

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

а) Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

б) Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

в) Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.